Riigi Infosüsteemi Amet (RIA) lõi dokumendivahetuskeskuse (DVK) 2006. aastal, et saata elektroonilisi dokumente turvaliselt ja automaatselt ühest dokumendihaldussüsteemist teise. Kohustus DVKd kasutada on praegu ministeeriumitel, Riigikantseleil, maavalitsustel, ametitel ja inspektsioonidel.
Tänaseks on DVKga liitunud umbes 600 asutust ning eelmisel aastal saadeti ning võeti vastu ligi 396 000 dokumenti. Nii säästeti ligi 1 131 000 eurot. Statistika näitab selget kasvutrendi ning selleks, et DVKd oleks veelgi mugavam kasutada, algatas RIA e-dokumendivahetuse projekti.
RIA soovib aidata kasutajaid, kelle jaoks on DVK kasutamine tänini liialt tülikas ja aeganõudev, võrreldes ebaturvalise e-postiga või kuluka tavapostiga. Projekti eesmärk on arendada asutuste dokumendihaldussüsteemide võimekust liidestuda ja kasutada optimaalselt DVKd ning parendada selle võimekust vahetada dokumente eraisikutega. Uuenenud DVK abil laheneb näiteks metaandmete automaatne edastamine ning vastuvõtval asutusel kulub dokumendi registreerimiseks vähem töötunde.
Oleme kaasanud seitse enimkasutatavat dokumendihaldussüsteemi ja piloteerivat asutust:
- Alfresco – Siseministeerium
- OpenText – Maksu- ja Tolliamet
- Postipoiss – Tallinna Linnakantselei
- Webdesktop – Põllumajandusministeerium
- Amphora – Saue Vallavalitsus
- SharePoint – Sotsiaalministeerium
- GoPro – Tarbijakaitseamet.
Projekt viiakse ellu Euroopa Regionaalarengu Fondi kaasrahastusel ning RIA enda vahenditest.
Projekti edukaks elluviimiseks kutsusime kokku ka e-dokumendivahetuse koostöövõrgustiku, mille liikmed saavad esitada ettepanekuid ning sellega otse kaasa aidata dokumendihaldussüsteemide ja DVK arendamisele. Võrgustikul on 45 liiget ning on toimunud kolm koosviibimist, infovahetuseks on loodud eraldi keskkond ja meililist. Koosviibimiste käigus toodi muuhulgas välja DVK eelised võrreldes e-postiga, näiteks turvalisus (tänu X-tee turvaserverile ei ole vaja dokumenti krüpteerida), spämmivabadus (saatjate ring on kinnine ning asutuste lisamine toimub RIA kaudu) ja mahupiirangu puudumine (DVK kaudu edastamist on edukalt katsetatud isegi mitmegigabaidiste dokumentidega).
Koostöövõrgustikus on kindlasti kavas ka edaspidi nõu pidada, et dokumendivahetust parendada.
Põhiliselt arendatakse kõikides dokumendihaldussüsteemides vahetatavate metaandmete juurutamist ning dokumentide vahetamist eraisikutega. Ülejäänud arendused tagavad kasutajamugavuse ja töökindluse dokumendi edastamisel DVK kaudu, kuid on igas dokumendihaldussüsteemis erinevad.
Hiljemalt 2013. aasta lõpuks võtavad piloteeritavad asutused kasutusele dokumendihaldussüsteemid, mis võimaldavad DVK abil kiiret ja mugavat dokumendivahetust teiste asutuste ja eraisikutega. Pärast seda on kavas arendatud lahendusi juurutada ka teistes riigiasutustes.
Kui soovid riigi e-dokumendivahetuse parendamisel sõna sekka öelda ning saada lisainfot DVK (r)evolutsiooni kohta, siis ootame sind meie koostöövõrgustikuga liituma. Kirjuta oma soovist aadressile kadi.krull@ria.ee.
